Warszawa, Łódź, Kraków. Każde z tych miast organizuje konferencje o różnorodnej tematyce. I to właśnie jest sprawą pierwszorzędną.
Przede wszystkim należy pomyśleć po co się ją organizuje i czy jest właściwie potrzebna? Należy ustalić cele, które po zakończeniu konferencji będzie można zmierzyć i poddać sprawdzeniu. W następnej kolejności trzeba stworzyć budżet, który przeznaczy się na organizacje konferencji. Musi on on brać pod uwagę wydatki stałe, które nie powinny ulec zwiększeniu i koszty zmienne, które mogą się zwiększyć wraz ze wzrostem osób biorących w niej udział.
Nie można zapomnieć o budżecie awaryjnym, który wykorzystamy w razie wystąpienia niepodziewanych okoliczności. Gdy przemyślimy jużkwestię finansową musimy zająć się szukaniem właściwego miejsca, gdzie konferencja się odbędzie. Zadanie to obejmuje również ustalenie dokładnego terminu i godzin spotkania oraz osobiste sprawdzenie ewentualnego miejsca. Następny krok to kwestie logistyczne. Nie zapominaj, że zaproszeni goście mogą zamieszkiwać Łódź, czy Poznań podczas, kiedy spotkanie odbywa się w Warszawie. Następny etap to zapewnić wyżywienie gościom, najlepiej w dobrej restauracji .
Musisz zapewnić im nocleg oraz rozeznać się w możliwościach dojazdu na konferencje. Kolejnym punktem są kwestie związane z wyżywieniem. Restauracja sushi baranowo to dobre miejsce na zorganizowanie obiadu dla organizatorów oraz uczestników (Manufaktura – Restauracja Anatewka). Lecz wtedy, gdy liczba osób nie jest zbyt duża. Jest jednak inne rozwiązanie. Poszukaj, czy wybrana przez ciebie restauracja zajmuje się cateringiem, który dostarczy na miejsce, w którym trwa konferencja. Wtedy też kwestię napojów i wyżywienia w czasie trwania spotkania mamy z głowy.
